Tjørringspejdernes Persondatapolitik

Tjørringspejdernes Persondatapolitik

Introduktion til vores persondatapolitik................................................................................................................................ 1

Hvem er ansvarlig for mine personoplysninger?................................................................................................................. 1

Indsigt og rettelser.................................................................................................................................................................2

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger....................................................................................................... 2

Hvilke personoplysninger opbevarer vi................................................................................................................................. 2

Hvad bruges mine oplysninger til?........................................................................................................................................ 2

Hvorfor har vi oplysninger om dig?....................................................................................................................................... 3

Hvem deler vi dine personoplysninger med?........................................................................................................................ 4

Berigtigelse og sletning......................................................................................................................................................... 4

Hvordan kan jeg klage over Tjørringspejdernes behandling af mine personoplysninger?.................................................... 4

 

Introduktion til vores persondatapolitik

Denne persondatapolitik omhandler og gælder for de oplysninger, som du giver til os når du melder dig eller dit barn ind hos Tjørringspejderne, eller indmelder dig som støttemedlem.
Her kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer dem m.m. 
Politikken kan selvfølgelig blive ændret, men den sidste nye politik vil altid kunne findes på vores hjemmeside.
Denne politik er seneste opdateret 29. maj 2018. 

Hvem er ansvarlig for mine personoplysninger?


Det er 
Tjørringspejderne
Ålykkevej 15
7400 Herning

Der anvender de personoplysninger der indtastes i vores medlemssystemet.

Det er således Tjørringspejderne der administrerer og kan rette i personoplysningerne.

Har man spørgsmål til sine personoplysninger der er registreret hos os kan man rette henvendelse til Tjørringspejderne.  Kontaktoplysninger findes på Tjørringspejdernes hjemmeside.

Tjørringspejderne anvender Det Danske Spejderkorps` medlemssystem, ”medlemsservice”

Den dataansvarlige organisation for opbevaring af personoplysninger i medlemsservice er: 

Det Danske Spejderkorps
Arsenalvej 10
1436 København K
Tlf. 32 64 00 50
Mail: info [at] dds [dot] dk

Rammen for behandlingen af dine personoplysninger er sat af den europæiske Persondataforordning og den danske Databeskyttelseslov. 

 

Indsigt og rettelser

Man er selv ansvarlig for at ens kontaktoplysninger stemmer overens med de data vi har stående. Man kan rette henvendelse til Tjørringspejderne, for at få oplyst hvilke oplysninger der står registreret. Man kan også selv logge ind i Medlemsservice for, at kontrollere og rette sine egne oplysninger.

Adgang til medlemsservice fås ved at følge dette link: MEDLEMSSERVICE

Har man allerede en adgangskode kan man logge ind på ens side.

Har man ingen eller glemt sin kode kan få tilsendt en kode ved at klikke på ”NULSTIL ADGANGSKODE” Derefter skriver man den e-mailadresse men er registret med og klikker nulstil adgangskode igen. Man vil herefter få tilsendt en adgangskode.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger

Vi anvender dine persondata når vi skal administrere dit eller dit barns medlemskab hos os, herunder tilmelding til arrangementer, møder, ture, lejre og kurser i spejderregi. 

I de tilfælde hvor du er forpligtet til at give os oplysninger om dig selv eller dit barn, vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne markeret med *,

Hvilke personoplysninger opbevarer vi

Disse almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger om dig kan vi indsamle og behandle er:

  • Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, kontaktoplysninger på pårørende, registrerings- og kontonummer, medlemsnummer, helbredsoplysninger, og billeder 
  • Desuden anvendes CPR-nr. til indhentning af børneattest på ledere og andre personer som det vil være relevant for. 

Hvad bruges mine oplysninger til?

Er du medlem, pårørende eller støttemedlem  hos os, bruger vi dine personoplysninger til at: 

  • administrere dit medlemsforhold, herunder at: 
  • kunne sende dig nødvendig information om og i relation til dit medlemskab, herunder info-mails om spejderrelaterede emner, samt til opkrævning kontingent 
  • hjælpe dig med forhold der vedrører dit medlemskab 
  • invitere dig med på ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi 
  • hjælpe spejderen i forhold til eventuelle helbredsmæssige forhold, herunder hensyntagen til allergener, 
  • Kunne kontakte dig i tilfælde af uheld eller andet vedr. dit barn 
  • Hjælpe dig til at kunne administrere dit barns medlemsforhold 
  • Er du leder eller frivillig hjælper hos spejderne bruges oplysningerne til at indhente en børneattest på̊ dig

  • Personoplysninger:
    Når du bliver medlem hos os, pårørende til et medlem, eller støttemedlem er det nødvendigt for os at behandle dine almindelige personoplysninger for at kunne indgå̊ aftalen om medlemskab med dig eller dit barn.

  • Vi er retligt forpligtet til at gemme regnskabsoplysninger i op til fem år pga. bogføringsloven. Efter 5 år fra din eller dit barns udmeldelse vil oplysningerne, som er gemt i regnskabsøjemed, blive anonymiseret i vores medlemssystem. 


  • Billeder:
    Anvendes på̊ www.tjorringspejderne.dk og i andre publikationer fra Tjørringspejderne til at illustrere, hvad vi som spejdere laver.
    Billeder anvendes udelukkende i overensstemmelse med De Danske Spejderkorps` værdier. 

  • Situationsbilleder:
    Er billeder, hvor det primære motiv/formål er at vise en situation – fx spejdere der laver en aktivitet. Derfor kan vi ikke afvise, at man kan genkende en spejder/sit barn, eller sig selv på̊ nogle af vores situationsbilleder, men hensigten er at vise, hvad spejderne laver og billederne selvfølgelig vurderet harmløse og ikke krænkende. De situationsbilleder der tages i spejderregi forbeholder vi os retten til at offentliggøre i kommunikation om spejder i trykte, digitale og sociale medier herunder Facebook. 

  • Portrætbilleder:
    Er billeder, hvor det primære formål er at vise en eller flere navngivne personer, herunder gruppebilleder og nærbilleder af eksempelvis spejdere, ledere, bestyrelsesmedlemmer m.fl. 

    Vi tager og offentliggør ikke portrætbillederaf dig eller dit barn udendin accept. Du kan til enhver tid tilbagetrække dit samtykke og billederne vil ikke blive brugt til kommunikation om spejder i trykte, digitale og sociale medier fremadrettet. Hvis du vil tilbagekalde et samtykke kan du kontakte Tjørringspejderne.

  • E-mails:
    Vi har en interesse i at kunne sende dig mails med informationer, der vedrører eksempelvis dit medlemskab, aktiviteter samt spejderture og kurser. Ønsker du ikke længere at modtage eksempelvis e-mails og kan du frabede dig det ved, at kontakte Tjørringspejderne

  • Følsomme personoplysninger :
    Når du eller dit barn bliver medlem hos os spørger vi til helbredsoplysninger. Det er valgfrit om man vil afgive oplysninger om helbredsoplysninger. Vores medlemssystem er indrettet sådan, at kun relevante systemadministratorer vil få adgang til informationerne. Ønsker du ikke længere at vi har adgang til dine oplysninger, kan du til enhver tid kontakte Tjørringspejderne 

  • Helbredsoplysninger
    Vi spørger til dine helbredsoplysninger for bedre at kunne tage hensyn i forbindelse med spejderens deltagelse på̊ møder, ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi. 

  • Idet du melder dig eller dit barn ud af Tjørringspejderne vil eventuelle helbredsoplysninger blive slettet fra vores medlemssystem. Helbredsoplysninger der afgives i forbindelse med deltagelse på̊ i ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi vil blive slettet senest 4 måneder efter slutdatoen for arrangementet. 


  • Fortrolige oplysninger
    Når vi beder om dit CPR-nr. i forbindelse med indhentning af en børneattest er det fordi vi gennem børneattestbekendtgørelsen er forpligtet til at indhente børneattester på̊ ledere over 15 år. 
    I Det Danske Spejderkorps fornyes din børneattest hvert andet år. 
    Når børneattesten indhentes gemmes kun dato for rekvireringen. Selve attesten destrueres øjeblikkeligt, og dit CPR.nr er ikke længere tilgængelig i medlemsservice. 
  • Vi deler selvfølgelig kun relevante oplysninger med de ledere og bestyrelsesmedlemmer måtte have en spejdermæssig interesse i at have adgang til disse.

  • Ledere kan ud-printe lister med kontakt-oplysninger samt med relevante helbredsoplysninger. Dette kan gøres i forbindelse med lejrture mm. Disse lister vil blive opbevaret med omtanke og blive destrueret umiddelbart efter de ikke har relevans længere

  • Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som hjælper os fx med økonomi, vores IT-drift og hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.

  • Vi har også̊ mulighed for at dele dine oplysninger i mellem korpset, divisionerne og grupperne,, herunder eksempelvis i forbindelse med indhentning af børneattester på̊ frivillige og medlemssupport på̊ vores medlemssystem, Medlemsservice. 

  • I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede til, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder, eller når vi søger tilskud til spejderprojekter og aktiviteter hos stat og kommuner. 

Hvorfor har vi oplysninger om dig?

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Berigtigelse og sletning

Du har ret til at, ved at rette henvendelse til Tjørringspejderne, anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så̊ hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi af god grund ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig. 

Hvordan kan jeg klage over Tjørringspejdernes behandling af mine personoplysninger?

Hvis du, efter du har henvendt dig til os med en klage, som vi ikke efterkommer,  er utilfreds med vores behandling af dine eller dit barns personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: 

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal 1300 København K.
Tlf.: 3319 3200
Mail: dt [at] datatilsynet [dot] dk